Dienstreisen: Das sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber beachten!

Für viele Arbeitnehmer gehören Dienstreisen zum unternehmerischen Alltag, denn nicht alle Projekte oder Aufgaben lassen sich vom Schreibtisch aus erledigen. So sind Arbeitnehmer etwa für den direkten Kundenkontakt oder Fortbildungen in anderen Städten.

Doch auch für Unternehmen, in denen Dienstreisen nur selten getätigt werden, ist es wichtig, sich über die steuerlichen und rechtlichen Richtlinien bewusst zu sein. Die Kosten einer Geschäftsreise werden im Normalfall vom Arbeitgeber übernommen – dazu verpflichtet sind Arbeitgeber allerdings nicht. Ungeachtet dessen, ob die Kostenübernahme beim Arbeitgeber oder Arbeitnehmer liegt – in beiden Fällen gibt es einiges bei der steuerlichen Absetzung zu beachten.

1. Was gilt als eine Dienstreise?

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine Dienstreise, wenn er im Auftrag seines Arbeitgebers den Dienstort vorübergehend verlässt, um einer Dienstverrichtung nachzugehen. Was dabei genau zu einer Dienstreise fällt, ist allerdings gesetzlich nicht geregelt und daher von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Ebenso nicht rechtlich geregelt ist, ob die Reisezeiten als Dienstzeit gelten, wenn beispielsweise eine längere Strecke mit dem Flugzeug oder der Bahn zurückgelegt werden muss. Klassische Dienstreisen sind etwa Auslandsreisen, die sich über ein oder mehrere Tage erstrecken, Fahrten zu Kunden in anderen Städten, Kongresse oder Messen sowie Fortbildungen oder Schulungen.

2. Was gibt es bei der Kostenübernahme zu beachten?

Bei einer Dienstreise entstehen in der Regel Kosten für den Reiseaufwand sowie Reisespesen. Da die Übernahme von Dienstreisen oft nicht vertraglich geregelt ist, sollte vor dem Reiseantritt eine Vereinbarung über die Kosten und Aufwandsentschädigung getroffen werden. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber können dabei einen Großteil der Kosten steuerlich absetzen. Darunter zählen etwa Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungskosten. Außerdem ist es sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber wichtig, dass die gesamten Ausgaben für die Dienstreise dokumentiert sind und die dazugehörigen Belege aufbewahrt werden.

Das Wichtigste für Arbeitgeber

Arbeitgeber müssen vor allem darauf achten, ob sie die Reisezeit als Dienstzeit anrechnen. Wird sie als Dienstzeit angerechnet, so ist das Arbeitszeitgesetz zu beachten. Laut derzeitiger Gesetzgebung sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Reisezeiten, die im Zuge einer Dienstreise anfallen, auch zu vergüten. Dabei dürfen allerdings ausschließlich jene Zeiten angerechnet werden, die auch im Zuge der Dienstreise unbedingt erforderlich waren. Zudem ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die Reisezeiten sachgemäß zu dokumentieren.

Das Wichtigste für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können nur dann Aufwendungen für die Dienstreisen in ihrer Steuererklärung geltend machen, wenn die Kosten von Arbeitgeberseite nicht oder nicht in voller Höhe ausbezahlt wurden. Ist das der Fall, so können im Zuge der jährlichen Steuererklärung die Kosten für die Dienstreise als Werbungskosten geltend gemacht werden. Falls ein Teil der Kosten bereits vom Arbeitgeber übernommen wurde, so können diese nicht noch einmal vom Arbeitnehmer steuerlich abgesetzt werden. Generell ist es wiederum wichtig, dass die Kosten tatsächlich im Zuge der auswärtigen Tätigkeiten für das Unternehmen anfielen und dabei vollständig dokumentiert sind.

3. Vereinfachte Abrechnung mit Firmenkreditkarten

Die Reisekostenabrechnung ist sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber komplex und zeitaufwändig. Oft ist es auch der Fall, dass Mitarbeiter die Reisekosten zuerst selbst übernehmen und anschließend über eine Spesenabrechnung die Kosten rückerstattet bekommen – das erfordert zusätzlich Zeit und kann Arbeitnehmer belasten. In solchen Fällen sollten sich Arbeitnehmer aber nicht von dem vermeintlichen Aufwand der Abrechnung abschrecken lassen. Bei der Abrechnung sind vor allem die Fahrtkosten, der Verpflegungsaufwand, die Übernachtungskosten sowie die Reisenebenkosten zu berücksichtigen und zu dokumentieren. Um diesen Prozess allerdings für beide Parteien zu vereinfachen, sollten sich Arbeitgeber mit Firmenkreditkarten auseinanderzusetzen.

Moderne Anbieter von physischen und virtuellen Firmenkreditkarten vereinfachen die Abrechnung, indem unendlich viele Kreditkarten mit dezidierten Verwendungszwecken und festgelegten Limits beantragt werden können. Das sorgt nicht nur für höchste Sicherheit und Kontrolle, die Mitarbeiter erlangen dadurch auch mehr Handlungsfreiheit und Flexibilität bei ihren Dienstreisen. Zusätzlich entfällt durch individuelle Firmenkreditkarten die Spesenabrechnung, da die Mitarbeiter jegliche Ausgaben für die Dienstreise über die Kreditkarte tätigen. Letztlich entfällt auch die Suche nach fehlenden Belegen – dadurch steht einer lückenlosen Auflistung der Dienstreise nichts im Weg.

Fazit

Die Kostenübernahme und folglich steuerliche Absetzung von Dienstreisen ist gesetzlich nicht geregelt und kann sowohl vom Arbeitgeber als auch von Arbeitnehmern übernommen werden. Für beide Parteien ist es allerdings ein komplexes und zeitaufwändiges Unterfangen.

Aus diesem Grund lohnt es sich für Unternehmen, sich mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auseinanderzusetzen. Dadurch wird nicht nur das Ausgabenmanagement während der Dienstreise für die Arbeitnehmer erleichtert, sie erlangen durch die individuellen Kreditkarten auch mehr Handlungsfreiheit und müssen keine privaten Barauslagen tätigen. Letztlich ist garantiert, dass alle Ausgaben der Dienstreise lückenlos dokumentiert sind und Belege durch die direkte Digitalisierung nicht verloren gehen können – das erleichtert auch die Reisekostenabrechnung.